一、机关公文处理基本要求
机关公文处理工作由办公室主管， 机关公文处理实行从严管理，严格发文审批手续和办文程序。各部室要高度重视办文质量，公文处理应准确及时。严格落实中央八项规定精神，切实改进“文风”，进一步精简文件数量，杜绝照搬照抄、层层转发文件。
二、县纪委、监委文件种类及其适用范围
1.祁纪发：使用《中共祁阳县纪委文件》文头，适用于传达贯彻上级纪委和县委重大方针、政策，发布县纪委作出的全县性的重大决策、重要工作部署。
2.祁纪：使用《中共祁阳县纪律检查委员会》文头，适用于发布纪检监察系统纪检业务方面的重要事项和党务方面、机构方面的重要事项;向市纪委和县委报告、请示工作;下发纪律检查建议书;批复请示。
3.祁纪审：使用《中共祁阳县纪律检查委员会》文头，适用于对违纪党员干部的处分决定。
4.县纪委常委会议纪要：适用于记载和发布县纪委常委会议议定事项。
5.县纪委通报：适用于刊发县纪委领导讲话、考察报告、调研文章、重要案件情况和其他需要发布的工作情况。
6.祁纪函：使用《中共祁阳县纪律检查委员会》文头，适用于与市直机关、兄弟县区纪委、县直机关商洽工作、询问和答复问题，向有关部门请求批准其主管事项等。
7.祁监发：使用《祁阳县监察委员会文件》文头，适用于传达贯彻上级监委重大方针、政策，发布县监察委作出的全县性的重大决策、监察建议和决议。
8.祁监：使用《祁阳县监察委员会》文头，适用于向市监委报告、请示工作等;下发监察文书等。
9.县监委通报：适用于刊发县监委领导讲话、考察报告、调研文章、重要案件情况和其他需要发布的工作情况。
10.祁监函：使用《祁阳县监察委员会》文头，适用于与县直机关、兄弟县区监委商洽工作、询问和答复问题;商请有关部门请求批准其主管事项等。
三、公文起草
公文由机关有关部室根据工作业务起草。起草公文应做到：符合国家法律法规和党的路线方针政策及上级机关的指示，完整、准确地体现工作意图，并同现行公文处理规定相衔接;全面、准确、客观地反映实际情况，所提措施、目标、要求切实可行;内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表达准确、文字简练、用语规范;文种正确、格式规范。
四、公文审核
公文审核内容：是否确需行文;报批程序是否符合规定;涉及有关部门和相关部室的业务事项是否经过协商并取得一致意见；人名、地名、时间、数字、引文、密级、发送范围、主题词是否正确、恰当，文种、格式是否符合规定、排版是否规范。
1.以“祁纪发”“祁纪”“祁纪函”“祁监发”“祁监”“祁监函”发文的文稿，由负责承办的职能部室拟稿，部室负责人把关签字。公文文稿在签发前，送办公室审核编号。公文文稿经办公室审核后，由承办室送审报批。
2.以“祁纪审”发文的文稿，由审理室校核、送审报批。
3.县纪委常委会议纪要、县纪委通报由相关职能部室拟稿，办公室校核后再由承办部室送审报批。
4.多家单位和部门联合行文并使用县纪委、监委文号的公文，机关职能部室起草的，经部室负责人把关签字并送分管领导审阅后再送办公室核稿编号，然后由承办部室组织会签;外单位或部门起草的，由机关承办职能部室负责人审阅后送办公室核稿编号，然后送委领导签发。由多家单位和部门联合发文，不使用县纪委、监委文号的文稿，由经办部室送办公室就联合发文的必要性和文稿进行审核并提出意见后，进入会签程序。
五、公文签发
以县纪委名义制发的文件，需经分管领导审核，经副书记会签后由书记签发；以县监委名义制发的文件，需经分管领导审核， 经副主任会签后由监委主任签发。
六、收文办理
1.收文办理包括签收、登记、分文、批办、传阅（传批）、承办、催办等程序。
2.收文登记应对公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期等内容逐次填写清楚。
3.机要员根据来文内容和数量分成批办和分送两类后，呈送有关领导批办和分发有关部室。
4.对收文认真登记后，送办公室主任签批，然后按文件阅读范围规定、办公室主任签批意见分送委领导阅；需要贯彻落实的文件，机要员按办公室主任签批意见，呈送有关领导审批，再按批示要求转有关部室或有关承办人落实；需有关部室或基层纪委承办的事项，机要员应及时将领导批办意见转有关部室或基层纪委，办公室督促落实。
5.按文件阅读范围规定和领导的阅批意见，由机要员组织阅文。需请委领导阅知、参阅的有关文件，由办公室按顺序送阅，传阅文件不得横传，需传阅的密级文件，每周五由办公室收回，下周一再传阅；需请部室负责人、副科级纪检监察员及其他干部阅知和参阅的文件，原则上在办公室阅文；需要全体机关干部了解的文件，由机关党总支组织传达。
七、公文管理
1.公文的印刷应做到准确、及时、规范、安全、保密，公文的校对、发送由承办部室负责，会签底稿交办公室存档。公文的收发、用印、归档和销毁工作，由办公室统一管理。
2.公文办理完毕，应根据有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷，案卷应定期向档案室移交，个人不得保存应当归档的公文。没有归档和保存价值的公文，经领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应进行登记并按规定予以销毁。
来源：永州廉政网
编辑：刘桂芳